4.9.1 除標明時效的文件，均在新文件下發并更改或覆蓋了原有的文件要求時，視原文件作廢，并收舊發新。

4.9.2 作廢文件由辦公室負責收回。

4.9.3 作廢文件如可銷毀，由辦公室登記并經公司分管領導同意，報總經理審批后進行統一銷毀。

4.9.4如因積累資料或法規需要加以保存，必須作出“作廢”的標識，并與現行有效的文件隔離存放。

4.10 外來文件管理

4.10.1 辦公室文件管理人員負責接收、歸納與整理外來文件，填寫《收文登記本》，并對外來文件進行定期審查和更新，以確保本公司使用有效的外來文件。

4.10.2 外來文件由辦公室審核其適用性后，發放或傳閱，應保留發放和傳閱記錄。

4.10.3 外來文件發放、回收、作廢亦應執行上述規定。

4.10.4各部門收到的外來文件，應及時向辦公室文件管理人員說明，并登記在《收文登記本》上，以保證文件管理的有效實施。

5 相關文件

6 有關記錄

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